過去筆者領導團隊的時候,一直強調分層負責的重要,甚至施加許多壓力在這塊上,要大家配合,因此被筆者帶過的人難免會有這樣的思維深根心中。
後來一個朋友(簡稱A君)在離開團隊後到飯店業打工,經過時間的打拼終於升到主管,職務為房務部部長,手下掌管七人。有日A君約筆者出去閒聊,顯然對目前管理上遇到許多困難無法解決。
詳細了解後,原來A君所帶領的團隊,在標準上常常無法與底下人達成共識,造成標準不一,那連帶影響的便是領導者獎懲的手段都會因此失效,通常遇到這樣的問題,筆者會從幾個面去向朋友聊。
1.查看組織圖
任何團隊,只要是團體經營都一定會有組織圖,無論是業務或是傳統工業,不管什麼管理方式,如果沒有組織圖,那問題顯而易見,就是沒有體制。
有組織圖情況下,就要討論職務權責,A君口中所述與實際狀況是否相差甚遠,如果是這樣,那某程度代表主管管理其實是沒章法的。
2.畫出系統圖
筆者有個理論,叫做「線性式思考」,便是把人員召集起來開會後,利用大家口述,然後針對執掌與任務、權責,開始畫系統圖。如果畫出來的越亂,可想而知運作起來會是怎樣結果了吧。如果系統圖很亂,便要調整讓組織運作更順遂。
在與A君探討之後,筆者發現八人組織裡,除了A君是部長外,底下七人之中竟然還有一個組長!深聊之後才發現組長的意見常常與A君不同,在此筆者找到了答案。
於是當下建議A君直接越過組長,強行帶領七人。這樣的建議A君非常不解,一直強調筆者以前常說,組織架構與層級是必須遵守的,分層負責與授權是一個主管必須要做到的。
這邊筆者要強調,孫子兵法云:「治眾如治寡,分數是也。」管理大部隊與管理小部隊概念是一樣的,就是將大部隊分割成很多小部隊。例如平常管十人,我下十次命令就可以完成任務,當管一百人的時候,我無法花時間下達一百次命令,於是我將一百人分成十組,如此我依舊下達十次命令,便可以號令百人。
這樣的概念很簡單,但做起來不容易,因為我們常常沒有探究這些經典名句的核心理念。孫子講這句話的時候,真正的意思在於人的管理能力有限,當組織越大而能力有限的時候,會產生傳達與管理上的疏漏,組織運作就會出現紕漏。
所以必須釐清分層負責的真正目的,是協助自己擴大管理的上限,並有效提高組織效率。
嚴格說A君的情況下,底下只有七人,若是刻意分層負責反而影響效率,
最好的辦法就是親自管理、溝通,解決組長卡在中間的問題。
要清楚,不一定所有組織都是正確的!所以我們才需要去探討組織與職掌的順遂。